assistante administrative
Numéro
39409653
Date
14/04/2024 11:35:00
Societé
inmaa promotion immobilière
Niveau d'éducation
Diplome universitaire
Sexe
Femme
Permis de conduire
Oui
Description
L’Assistant administratif a pour mission principale la gestion administrative de divers dossiers afin d’assurer le fonctionnement optimal d’un ou plusieurs services d’une organisation : saisie et mise en forme de documents (budgets, devis, factures…), gestion de bases de données, classement et archivage de documents, rédaction de courriers... Dans le cadre de ses missions, l’Assistant administratif est amené à interagir avec différents interlocuteurs internes et externes à l'entreprise tels que les clients, les fournisseurs, les partenaires et les différentes équipes. Il peut être rattaché hiérarchiquement à un Responsable de service ou encore à la Direction Générale de l’organisation.
La mission de l’Assistant administratif ne s’arrête pas au traitement administratif de divers dossiers. Selon la société pour laquelle il travaille, l’Assistant administratif peut être amené à :
Accueillir les visiteurs (clients, fournisseurs…)
Gérer l'agenda des collaborateurs (déplacements professionnels, planification de réunions / rendez-vous, réservation de salles de réunion…)
Organiser des évènements internes (réunions, présentations…)
Gérer les fournitures et les prêts de matériels (ordinateurs, badges, téléphones, …)
Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
l’Assistant administratif devra posséder de solides compétences techniques (hard skills), telles que :
La maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
La connaissance des techniques de secrétariat et des procédures internes de l'entreprise
La connaissance des processus administratifs et comptables
La maitrise d’une ou plusieurs langues étrangères est un plus.
Au-delà des compétences techniques, ce sont davantage les compétences comportementales (soft skills) qui sont attendues par les employeurs. On peut citer :
Le sens du service, pour aider dans leurs tâches les collaborateurs et se rendre disponible pour eux
Le sens de la communication, pour communiquer efficacement avec les différents services de l'entreprise, répondre aux demandes de renseignements des clients, des fournisseurs et des partenaires
Le sens de l’organisation et de la rigueur, pour prioriser et gérer plusieurs tâches en même temps sans faire d’erreurs
La capacité à travailler en équipe
La réactivité et l’adaptabilité, pour s’adapter à des environnements très divers et aux différents interlocuteurs avec qui il est amené à interagir quotidiennement
La discrétion, pour respecter la confidentialité des informations traitées dans le cadre de ses fonctions